De plus en plus d’entreprises attendent des formations qu’elles soient éligibles aux financements OPCO.
La certification Qualiopi est devenue le sésame obligatoire pour y accéder depuis 2022.
Pour les formateurs et coachs indépendants, obtenir et maintenir Qualiopi représente parfois un coût et une complexité importants.
Le portage Qualiopi offre une alternative opérationnelle : un organisme certifié porte la formation et rend possible la prise en charge OPCO pour les intervenants non-certifiés.
Cet article explique ce qu’est la certification Qualiopi, comment fonctionnent les budgets OPCO, et comment le portage Qualiopi opère en pratique dans votre intérêt.
Vous trouverez des étapes concrètes, des exemples, les avantages et les précautions à prendre avant de vous engager.
Comprendre Qualiopi et les financements OPCO
Qu’est-ce que Qualiopi et pourquoi cela compte
Qualiopi est la certification qualité exigeante qui permet à un organisme de formation d’être référencé pour des financements publics et mutualisés.
Depuis 2022, les financeurs publics et mutualisés — OPCO, Pôle emploi, certains dispositifs publics — exigent que l’action de formation soit portée par un organisme certifié Qualiopi pour être prise en charge.
La certification porte sur la qualité des processus : analyse des besoins, modalités pédagogiques, suivi des apprentissages, évaluation, amélioration continue et gestion administrative.
Les organismes certifiés sont audités périodiquement et doivent conserver des preuves documentaires pour chaque action.
Cette obligation a été instituée pour garantir une utilisation responsable des fonds de la formation professionnelle qui, ont le sait, est exposée à des fraudes régulières.
En conséquence, les entreprises clientes privilégient désormais des prestataires éligibles pour mobiliser leurs budgets formation.
Les budgets OPCO : comment ils fonctionnent et ce qu’ils représentent pour vos clients
Les OPCO (opérateurs de compétences) collectent et redistribuent les contributions formation des entreprises.
Chaque OPCO gère des priorités et des enveloppes budgétaires propres à des branches professionnelles.
Le montant mobilisable peut varier fortement d’un OPCO à l’autre et selon la taille de l’entreprise.
À titre indicatif, les entreprises de moins de 50 salariés disposent d’enveloppes annuelles se comptent en milliers d’euros par entreprise et qui peuvent financer des actions sur le dispositif appelé « Plan de développement des compétences ».
Il est donc stratégique pour un formateur d’être en mesure d’adresser des clients dont l’action peut être prise en charge le plus généreusement possible.
Sans Qualiopi, la prestation ne sera pas finançable, ce qui réduit les opportunités commerciales.
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Pourquoi beaucoup de formateurs hésitent à obtenir Qualiopi
La certification exige une organisation administrative, une formalisation des procédures et des audits réguliers.
Les coûts de maintien (plateformes, audits, veille réglementaire) et le temps de gestion peuvent être significatifs pour un formateur solo.
Parmi les freins fréquemment cités figurent la complexité documentaire, le coût annuel estimé et la fréquence des audits.
Pour ces raisons, certains formateurs choisissent d’externaliser cette obligation via le portage Qualiopi.
Cette option permet de conserver l’indépendance pédagogique tout en rendant les actions finançables. En quelque sorte, le meilleur des deux mondes.
Le fonctionnement du portage Qualiopi pour les formateurs non certifiés
Définition et principes opérationnels
Le portage Qualiopi signifie qu’un organisme de formation certifié met à disposition sa certification pour une action portée.
Techniquement, l’organisme certifié joue le rôle de porteur administratif et financier de la formation.
Le formateur intervient comme sous-traitant pédagogique déclaré et reste responsable du contenu et de l’animation.
Le formateur ou l’organisme porteur formalise la convention avec le client, dépose la demande de financement auprès de l’OPCO et gère la facturation.
A titre informatif, les OPCO (opérateurs de compétences) sont les suivants : Afdas, Atlas, Akto, Santé, OPcommerce, Ocapiat, OPCO EP, Uniformation, Constructys, Opco2i, Opco Mobilités.
Le budget moyen financé par OPCO pour une entreprise de moins de 50 salariés est de 4 000€ par an. Renouvelable chaque année, qu’il ait été utilisé ou pas.
Étapes pratiques du montage d’une action en portage
La séquence type comprend plusieurs étapes simples et reproductibles.
D’abord, le formateur identifie un client et valide les paramètres de l’action (objectifs, durée, public, tarif).
Ensuite, il sollicite l’organisme porteur qui vérifie la cohérence pédagogique et administrative.
L’OF porteur crée le dossier, génère la convention et dépose la demande auprès de l’OPCO.
Si l’OPCO accepte, la formation est planifiée et réalisée par le formateur sous-traitant.
Après réalisation, l’organisme porteur facture l’entreprise et reverse la rémunération au formateur selon le contrat convenu.
Délai d’activation et conditions techniques
L’activation du portage est rapide dès obtention du NDA (numéro d’agrément, obtention gratuit via la plateforme gouvernementale : https://entreprendre.service-public.fr/vosdroits/F19087).
Le délai opérationnel peut être d’une semaine à partir de l’obtention du NDA pour activer votre espace de portage et démarrer une formation.
Pour lancer le premier dossier, il faut prévoir globalement 1 mois entre le devis et le démarrage de la formation (délai de traitement des OPCO), et deux mois post-formation pour le paiement effectif du financeur.
Le portage repose aussi sur une plateforme automatisée qui prend en charge les documents obligatoires : convention, programme, feuilles d’émargement, évaluations et bilans. Cela rend les choses légères et fluides pour le formateur porté.
Conditions administratives et pièces à fournir
Avant chaque formation, le formateur doit transmettre quelques informations sur la plateforme automatisée :
- Nom et SIRET de l’entreprise à former
- Noms/prénoms des participants
- Thèmes de la formation
- Dates de la formation
Ces éléments permettent de créer tous les documents nécessaires à la demande de financement et au process Qualiopi.
Modalités financières usuelles
Les commissions appliquées au portage couvrent les services rendus par l’organisme : certification Qualiopi effective, plateforme automatisée, gestion OPCO, facturation et suivi qualité.
Un taux de commission indicatif de 25 % du montant facturé est souvent appliqué, avec une dégressivité en fonction du volume annuel porté.
Dans la pratique, cela signifie qu’une formation facturée 1 000€ HT laissera environ 750€ au formateur après commission, avant charges et éventuelles retenues contractuelles.
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Avantages, précautions et mise en œuvre opérationnelle
Avantages concrets pour le formateur
Le portage Qualiopi permet un accès immédiat aux financements OPCO sans passation de certification personnelle.
Il réduit la charge administrative liée au respect du Référentiel national qualité.
Il offre la liberté de conserver sa marque, son positionnement pédagogique, ses tarifs, tout en bénéficiant de l’adossement d’un OF certifié. En d’autres termes, le formateur reste entièrement automne à la seule condition de respecter les points évoqués plus haut.
La plateforme d’activation automatisée facilite la signature des feuilles d’émargement et la collecte des évaluations.
Bon à savoir : pour le formateur, le temps passé pour respecter le process Qualiopi via la plateforme automatisée est environ 1h pour une formation de 5 participants.
Risques, limites et cadre légal à connaître
Le portage est une sous-traitance réelle et contractuelle.
L’organisme porteur reste juridiquement responsable auprès des financeurs de la qualité des actions portées.
Il convient d’éviter toute pratique assimilable à une « location de certificat » sans contrôle pédagogique, ce qui est susceptible d’entraîner des sanctions.
Le portage ne s’applique pas à toutes les sources de financement.
Par exemple, certaines restrictions existent pour le CPF selon la réglementation en vigueur.
Qu’en est-il du BPF (Bilan Pédagogique et Financier) ?
L’obtention du NDA impose la tenue d’un BPF annuel par le formateur (bien qu’en pratique, les contrôles vont cibler les organismes certifés en priorité).
Les meilleures plateformes automatisées du marché intègrent la génération automatique du BPF formateur par formateur. Il est donc judicieux de choisir un OF porteur qui dispose d’une plateforme optimisée en ce sens.
Exemples concrets d’utilisation
Exemple 1 — Coach en management.
Le coach conçoit un parcours présentiel de 2 jours pour des managers TPE.
L’entreprise cliente mobilise son budget OPCO pour financer la session.
Le coach intervient sous portage, l’OF porte la convention et s’occupe du dossier OPCO.
Le coach perçoit la rémunération convenue après versement du financeur.
Exemple 2 — Formateur digital.
Le formateur propose un module de 14 heures sur outils collaboratifs.
Il crée ses supports et anime les sessions.
L’OF porteur s’assure que l’action respecte les critères Qualiopi et envoie le dossier à l’OPCO pour prise en charge.
Parcours administratif résumé pas à pas :
- Vous obtenez votre NDA, c’est gratuit et rapide (https://entreprendre.service-public.fr/vosdroits/F19087)
- Vous trouvez un OF Qualiopi à même de vous porter en tant qu’indépendant/e
- Vous trouverez un client pour une formation, entrez les dates et les participants sur la plateforme automatisée de l’OF
- Vous faites la formation
- Vous notifiez l’OF qui facture l’OPCO et qui vous règle votre quote-part
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FAQ Portage Qualiopi
Q1 — Qu’est-ce que le Portage Qualiopi exactement ?
Le Portage Qualiopi consiste à confier à un organisme certifié la responsabilité administrative et financière d’une action de formation.
Le formateur non certifié intervient comme sous-traitant pédagogique pendant que l’OF porteur gère la convention et le financement OPCO.
Q2 — Combien coûte le portage pour le formateur ?
Le coût courant est exprimé en commission proportionnelle au montant facturé.
Team Link applique un taux indicatif de 20 %, dégressif selon le volume annuel porté.
Q3 — Quels documents doit-on fournir pour être porté ?
Documents habituels : K-bis ou SIREN, pièce d’identité, RIB, attestation RCP, descriptif de l’action, CV et supports pédagogiques.
Q4 — Le portage garantit-il le paiement rapide des prestations ?
La procédure dépend de l’OPCO.
Team Link indique des délais usuels qui conduisent au paiement de l’OPCO en 1 à 2 mois, puis paiement au formateur à J+7 après encaissement.
Q5 — Puis-je rester indépendant et commercialiser ma marque sous portage ?
Oui.
Le portage peut fonctionner en marque blanche, ce qui vous permet de garder votre identité et de facturer vos tarifs tout en bénéficiant du support administratif du porteur.
Conclusion sur le portage Qualiopi
Le Portage Qualiopi est une solution pragmatique pour les formateurs et coachs qui veulent accéder aux budgets OPCO sans engager immédiatement le coût et la charge administrative de la certification Qualiopi.
Il permet de combiner liberté pédagogique et conformité administrative, à condition de choisir un organisme porteur rigoureux et transparent.
Avant de vous engager, vérifiez la nature exacte des services inclus, les conditions financières et les obligations documentaires.
Si vous souhaitez tester rapidement le marché ou lancer une première action finançable, le portage peut constituer un outil de développement pertinent.
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À lire également :
Notre Plaquette de Team Link portage Qualiopi pour les indépendants avec liste de formations prises en charge et, budgets OPCO.
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